Kamer van Koophandel en Nijverheid Aruba | Chamber of Commerce and Industry Aruba

Het doel van het UBO-register is het geven van meer transparantie om witwaspraktijken, belastingontduiking, financiering van terrorisme, corruptie en fraude te voorkomen en financieel-economische criminaliteit tegen te gaan.

In principe moet elke organisatie die zich moet inschrijven in het Handelsregister van de KvK UBO’s registreren maar hierop zijn enkele uitzonderingen (zie voor meer informatie hierover onder Welke organisaties zijn uitgezonderd van de UBO-registratie?). De volgende organisaties moeten in principe hun UBO’s registreren:

• Stichting
  Let op:
  Ook een stichting administratiekantoor, STAK, moet UBO’s registreren;
  Een stichting derdengelden hoeft géén UBO’s te registreren (zie ook onder Welke organisaties zijn uitgezonderd van de UBO-registratie?)
• Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid (opgericht via notaris en inschrijving in het Handelsregister is verplicht)
• Coöperatie
  Let op: Hierop bestaan uitzonderingen. Bij twijfel graag contact met ons opnemen.
• Onderlinge waarborgmaatschappij (OWM)
  Let op: Hierop bestaan uitzonderingen. Bij twijfel graag contact met ons opnemen.
• Naamloze vennootschap (NV)
  Let op: Indien uw organisatie een (100% dochteronderneming van een) beursgenoteerde onderneming is, zou het kunnen zijn dat deze is vrijgesteld van de UBO-registratie, zie voor meer informatie hiervoor onder Welke organisaties zijn uitgezonderd van de UBO-registratie?
• Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (VBA)
  Let op: Indien uw organisatie een (100% dochteronderneming van een) beursgenoteerde onderneming is, zou het kunnen zijn dat deze is uitgezonderd van de UBO-registratie, zie voor meer informatie hiervoor onder Welke organisaties zijn uitgezonderd van de UBO-registratie?
• Maatschap
• Vennootschap onder firma (VOF)
• Commanditaire Vennootschap (CV)
• Trust
• Buitenlandse organisatie

• Eenmanszaak
• Vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid (opgericht zonder een notaris en inschrijving in het Handelsregister is niet verplicht)
• (100% dochter-, kleindochter-, achterkleindochter etc.) van een organisatie met 100% vrij verhandelbare aandelen op één of meer van de volgende aandelenbeurzen:

– Amsterdam, New York, Lissabon, Brussel en Parijs, gehouden door NYSE Euronext;

– Frankfurt, gehouden door Deutsche Börse;

– Londen, gehouden door London Stock Exchange;

– Tokio, gehouden door Tokio Stock Exchange.

Let op: Mocht uw organisatie (een 100% dochter-, kleindochter-, achterkleindochter etc. van) een organisatie met 100% vrij verhandelbare aandelen op één of meer van voornoemde aandelenbeurzen zijn en dus uitgezonderd van de UBO-registratie, neem hierover dan contact met ons op via de e-mail: (ubo@arubachamber.com) of per telefoon: (+297) 582.1566.

• Stichting Derdengelden
• Pensioenfonds
• Vereniging van Eigenaren
• (Gesubsidieerde)Overheidsstichting
• Coöperatie
  Let op: Hierop bestaan uitzonderingen. Bij twijfel graag contact met ons opnemen.

Bestaande organisaties vóór 1 januari 2023:
Ondernemingen, vennootschappen en rechtspersonen die vóór 1 januari 2023 met hun ondernemingsactiviteiten zijn gestart/zijn opgericht, moeten hun UBO(‘s) uiterlijk 1 juli 2024 registreren.
Nieuwe organisaties vanaf 1 januari 2023:
Ondernemingen, vennootschappen, rechtspersonen en trusts die op of na 1 januari 2023 met hun ondernemingsactiviteiten zijn gestart/zijn opgericht, moeten hun UBO(‘s) registreren binnen één week na het beginnen van de ondernemingsactiviteiten/de oprichting.
Wijzigingen:
Vindt er na de UBO-registratie een wijziging plaats, dan zijn de bestuurders van de onderneming, vennootschap, rechtspersoon of trust binnen één week verplicht hiervan opgave te doen bij de KvK.

Let op: Vindt er een wijziging plaats die de gegevens veranderen zoals ingevuld op het digitale formulier met de (eerdere) UBO-registratie, dan zult u een geheel nieuwe registratie moeten doen, die de eerdere registratie vervangt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wijziging van het adres,
overdracht van aandelen waardoor de UBO en/of de omvang van het belang (percentage) is gewijzigd, etc.
Vindt er een wijziging plaats die de gegevens zoals ingevuld op het digitale formulier met de (eerdere) UBO-registratie niet veranderen, dan kunt u de benodigde documenten aan ons toesturen per e-mail: ubo@arubachamber.com met uw uitdrukkelijke verzoek om deze toe te voegen aan de bestaande UBO-registratie (zonder uw toestemming mogen wij geen documenten toevoegen). Denk hierbij bijvoorbeeld aan een statutenwijziging die geen wijzigingen meebrengt voor wat betreft de UBO’s, een aandelenoverdracht die geen wijziging in de klasse (omvang van het belang; u heeft bijvoorbeeld 26% van de aandelen, u verkrijgt er 3% bij waardoor u nog steeds in de klasse meer dan 25% tot en met 50% valt) met zich meebrengt, etc.

De verplichting tot registratie van de UBO’s van een onderneming, vennootschap, rechtspersoon of trust bij de KvK rust op degene aan wie de onderneming toebehoort, de bestuurders of de vennoten (behalve de stille/commanditaire vennoten), de trustee en op de notaris waarbij de oprichting heeft plaatsgevonden.

De praktijk wijst uit dat de registratie van UBO’s van nieuw opgerichte organisaties, opgericht door de notaris vanaf 1 januari 2023, in principe door de behandelende notaris in overeenstemming met de akte wordt gedaan. Spreek duidelijk met uw notaris af wie de UBO-registratie zal doen.

Vindt na oprichting een wijziging plaats in bijvoorbeeld het aandeelhouderschap of wisseling van bestuurders, dan zijn de bestuurders van de onderneming, vennootschap, rechtspersoon of trust verplicht hiervan opgave te doen bij de KvK binnen één week. Zie voor meer informatie hierover onder Deadline UBO-registratie.

Vermijd een boete door de UBO’s van uw organisatie tijdig, voorzien van toereikende, accurate en actuele gegevens en documenten te registreren.

De KvK kan en mag niet inhoudelijk adviseren over wie de UBO van uw specifieke organisatie is, zij verifieert enkel de tijdige aanlevering van UBO-gegevens, en of deze toereikend, accuraat en actueel zijn, op basis van de door u overgelegde gegevens en documenten. Pas nadat zij de gedane UBO-registratie heeft kunnen verifiëren zal zij deze verwerken/goedkeuren.

De organisatie die de UBO-opgave doet, is zelf verantwoordelijk voor een tijdige, toereikende, accurate en actuele opgave. Als u de UBO(‘s) van uw organisatie in het geheel niet registreert, niet tijdig registreert of onjuist of onvolledig registreert, zal de KvK u verzoeken om (alsnog) over te gaan tot een juiste en volledige registratie. Als u geen gehoor geeft aan dit verzoek dan zal de KvK dit doorgeven door tussenkomst van Directie Economische Zaken, Handel en Industrie (‘DEZHI’), aan de minister van Economische Zaken, waarna bestraffing (bijvoorbeeld een boete) kan volgen.
Dit geldt overigens ook als de KvK een terugmelding ontvangt van een bevoegde autoriteit of Lwtf-dienstverlener, zie voor meer informatie hierover onder Wat is de terugmeldplicht en wat kunnen de consequenties hiervan voor uw organisatie zijn?

Zie voor de deadline van de UBO-registratie van uw organisatie onder Deadline UBO-registratie en voor de benodigde gegevens en documenten onder Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor de UBO-registratie?

Hieronder vindt u een overzicht van wie er in het algemeen als UBO kan worden aangemerkt, waarbij onderscheid is gemaakt tussen een vennootschap of rechtspersoon – met uitzondering van een stichting – en een stichting/STAK of trust. Voor het aanwijzen van de UBO(‘s) van een specifieke rechtsvorm vindt u meer informatie onder Wie zijn de UBO‘s van uw organisatie? en voor de benodigde gegevens en documenten onder Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor de UBO-registratie?.
Let op:
– Een organisatie kan één of meer UBO’s hebben; en
– Een UBO is altijd een natuurlijk persoon.

In het algemeen kan als UBO van een vennootschap of rechtspersoon – met uitzondering van een stichting – worden aangemerkt:
1. Gerechtigde tot het vermogen
Iedere natuurlijke persoon met meer dan 25% van het kapitaalbelang kan worden aangewezen als UBO. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aandelen (direct dan wel indirect) of winstuitkering (al dan niet gekoppeld aan (preferente) aandelen) in de betreffende onderneming, vennootschap of rechtspersoon. De onderneming, vennootschap of rechtspersoon kan één of meerdere UBO’s hebben, dit hangt af van de omvang van het belang. Voordat u registreert, moet u weten welk belang en percentage de UBO(’s) heeft(/hebben). Ongeacht of er één of meerdere UBO‘s aangewezen kunnen worden op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’ wordt vervolgens gekeken naar de stemrechten.
2. Stemgerechtigde
Náást de eventueel aangewezen UBO(‘s) op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’ kan iedere natuurlijke persoon met meer dan 25% van de stemrechten worden aangemerkt als UBO. Denk hierbij aan stemrechten op basis van de statuten, een overeenkomst of een ander juridisch document. Bij stemrechten op basis van aandelen kan ook een pandhouder of vruchtgebruiker UBO zijn. Het kan voorkomen dat een UBO kan worden aangewezen op basis van zowel ‘Gerechtigde tot het vermogen’ als ‘Stemgerechtigde’, dan zal gekozen moeten worden voor ‘Gerechtigde tot het vermogen’. Alleen als er géén UBO(‘s) kan(/kunnen) worden aangewezen op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’ en/of ‘Stemgerechtigde’ gaat u door naar ‘Houder van feitelijke zeggenschap’.
3. Houder van feitelijke zeggenschap
Indien géén natuurlijke persoon(/personen) kan(/kunnen) worden aangemerkt als UBO op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’ en/of ‘Stemgerechtigde’, kunt u wellicht een UBO aanwijzen op basis van ‘Houder van feitelijke zeggenschap’. Het gaat hier om iedere natuurlijke persoon die doorslaggevende/overheersende zeggenschap heeft anders dan door kapitaalbelang en/of stemrecht.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan een specifieke aandeelhouder met niet meer dan 25% van de aandelen die als enige de aandeelhoudersvergaderingen bezoekt en het daardoor voor het zeggen heeft.
Als er geen UBO(‘s) kan(/kunnen) worden aangewezen op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’ en/of ‘Stemgerechtigde’ of ‘Houder van feitelijke zeggenschap’, dan dient u door te gaan naar punt 4.
4. Hoger leidinggevende
Alleen als er géén UBO(‘s) kan(/kunnen) worden aangewezen op basis van de voormelde categorieën, worden alle bestuurders aangewezen als pseudo-UBO(‘s) op basis van ‘Hoger leidinggevende’. Het gaat hier om alle bestuurders van de organisatie waarvoor de UBO-registratie gedaan wordt.

In het algemeen kan als UBO van een stichting/STAK of trust worden aangemerkt:
1. De (natuurlijke persoon achter de) oprichter, trustee, protector of begunstigde of soortgelijk is van een trust of stichting/STAK; of
2. Als de afzonderlijke personen die de begunstigden zijn niet kunnen worden bepaald, de groep van personen in wiens belang de trust of stichting/STAK hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is; of
3. Elke andere natuurlijke persoon die door directe of indirecte eigendom of via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de trust of stichting/STAK kan uitoefenen.

Als u één of meer UBO(‘s) aanwijst op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’ of ‘Stemgerechtigde’ dan zult u de omvang in percentages moeten aangeven. U kunt hierbij de volgende percentages kiezen:

• Meer dan 25% en minder dan of gelijk aan 50%
• Meer dan 50% en minder dan of gelijk aan 75%
• Meer dan 75% en minder dan of gelijk aan 100%

Let op: Het door u aangegeven belang en het daarbij horende percentage moet door de KvK geverifieerd kunnen worden op basis van de benodigde documenten, waaronder bijvoorbeeld het aandeelhoudersregister en/of de oprichtingsakte (zie voor meer informatie hierover onder Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor de UBO-registratie?). 

Heeft u meerdere organisaties in uw bedrijfsstructuur die verplicht zijn tot UBO-registratie dan zult u voor alle organisaties een aparte UBO-registratie moeten doen. Houd u er rekening mee dat u ook alle documenten van de ‘hogere’ organisaties in het organogram tot aan de UBO of tot dat blijkt dat er geen UBO kan worden aangewezen op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’ of ‘Stemgerechtigde’ met de registratie uploadt. Zie als voorbeeld de afbeeldingen hieronder.
Afbeelding 1: Aan de aandelen van ‘VBA A’ en ‘VBA B’ zijn stemrechten verbonden, 1 aandeel is 1 stem. Voor de UBO-registratie van ‘VBA A’ zult u dus alleen alle documenten van ‘VBA A’ en ‘VBA B’ moeten overleggen, ‘VBA C’, ‘VBA D’, ‘VBA E’ en ‘VBA F’ hebben 25% en dus niet meer dan 25% van de aandelen/stemmen en hier kan dan ook geen UBO worden aangewezen op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’ of ‘Stemgerechtigde’.
Afbeelding 2: Aan de aandelen van alle organisaties zijn stemrechten verbonden, 1 aandeel is 1 stem. Voor de UBO-registratie van ‘VBA A’ zult u dus alle documenten van ’VBA A’ tot en met ‘VBA D’ en die van de UBO, ‘meneer X’ moeten overleggen.
Zie voor meer informatie over de benodigde gegevens en documenten onder Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor de UBO-registratie?.

Een UBO kan worden aangewezen op basis van direct of indirect belang in uw organisatie. Zie hieronder voor enige uitleg en voorbeelden:

• Direct belang: De natuurlijke persoon die rechtstreeks kan worden aangewezen als UBO op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’, ‘Stemgerechtigde’, ‘Houder van feitelijke zeggenschap’ of ‘Hoger leidinggevende’ is UBO op basis van een direct belang in de organisatie.

Afbeelding 1: De natuurlijke personen, Meneer ‘X’ en Mevrouw ‘Y’, hebben allebei 50% van de aandelen van VBA ‘A’. Meneer ‘X’ en Mevrouw ‘Y’ kunnen worden aangewezen als UBO van VBA ‘A’, zij hebben immers een direct belang van meer dan 25% op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’.

 

Afbeelding 2: VBA ‘B’ heeft geen natuurlijke persoon met meer dan 25% van de aandelen en/of stemrechten en ook geen natuurlijke persoon die aangewezen kan worden als UBO op basis van ‘Houder van feitelijke zeggenschap’. Omdat er geen natuurlijk persoon is met een direct belang kan Mevrouw ‘Z’ (directeur van VBA ‘B’) worden aangewezen als pseudo-UBO van VBA ‘B’ op basis van ‘Hoger leidinggevende’.

• Indirect belang: De Natuurlijke persoon kan ook aangewezen worden als UBO op basis van indirect belang. In dit geval kan de natuurlijke persoon niet rechtstreeks als UBO worden aangewezen omdat de aandelen of stemrechten indirect wordt gehouden door de tussenkomst van één of meerdere andere rechtspersonen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een in de Verenigde Staten gevestigde LLC.

Afbeelding 3: VBA ‘C’ heeft geen natuurlijke persoon met rechtstreeks meer dan 25% van de aandelen en stemrechten omdat VBA ‘D’ 100% aandeelhouder is van VBA ‘C’. Vervolgens heeft LLC ‘A’ 100% van de aandelen van VBA ‘D’. Alleen één natuurlijke persoon, Meneer ‘X’, heeft meer dan 25% van de aandelen/stemrechten (100% X 100% X 28% = 28%). Meneer ‘X’ heeft dus een indirect belang als UBO van VBA ‘C’ op basis van ‘Gerechtigde tot het vermogen’.

Afbeelding 4: VBA ‘E’ heeft geen natuurlijke persoon met meer dan 25% van de aandelen en/of stemrechten omdat VBA ‘F’ en VBA ‘G’ allebei 50% aandeelhouder zijn van VBA ‘E’. Meneer ‘W’,‘X’, ‘Y’ en ‘Z’ zijn 25% aandeelhouder van VBA ‘F’ en Mevrouw ‘S’, ‘T’, ‘U’ en ‘V’ zijn 25% aandeelhouder van VBA ‘G’. Omdat er geen natuurlijk persoon is met meer dan 25% van de aandelen en/of stemrechten en ook geen natuurlijke persoon die aangewezen kan worden als UBO op basis van ‘Houder van feitelijke zeggenschap’ kan Mevrouw ‘C’  (directeur van VBA ‘E’) worden aangewezen als pseudo-UBO van VBA ‘E’ op basis van ‘Hoger leidinggevende’.

Als u de UBO(‘s) aanwijst op basis van een indirect belang dan zult u altijd een organogram moeten toevoegen aan de UBO-registratie. Het organogram et moet moet de volgende informatie inhouden:
– Van alle natuurlijke personen:
1. De volledige naam (conform paspoort)
2. Het land van ingezetenschap
3. De geboortedatum
– Van alle entiteiten:
1. De volledige naam
2. Het land van vestiging
– Alle percentages van aandeelhouderschap
– Datum en handtekening van de statutair bestuurder (directeur) ter bevestiging dat dit de actuele situatie reflecteert (niet ouder dan 3 maanden);

De KvK kan niet inhoudelijk adviseren wie er kan worden aangewezen als UBO(‘s) van uw specifieke organisatie, zij heeft enkel de taak om de door u gedane registratie te verifiëren aan de hand van de door u overgelegde gegevens en documenten, maar zij kan wel algemene informatie met u delen op basis waarvan u de UBO’s van uw organisatie kunt aanwijzen. Hieronder vindt u informatie per rechtsvorm die u kan helpen met het bepalen van de UBO(’s) van uw organisatie.
Let op: Een organisatie kan één of meer UBO’s hebben en een UBO is altijd een natuurlijk persoon.

Bepaal de UBO's van uw organisatie

Let op:

• De KvK behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie en/of documenten te vragen ter verificatie van de opgegeven gegevens en/of documenten.
• De documenten moeten in het Nederlands, Engels, Spaans of Papiaments zijn. Zijn de documenten in een andere taal, dan zult u hiernaast een beëdigde vertaling in het Nederlands moeten uploaden.

UBO(‘s), bestuurder(s) en eventueel gevolmachtigde
Voor de inschrijving heeft u van de UBO(‘s), bestuurder(s) en eventueel gevolmachtigde tenminste de volgende gegevens en documenten nodig:

Ingezetenen van Aruba
UBO:

• Persoonsnummer → Bewijsstuk van Departamento di Impuesto (DIMP), bijvoorbeeld uw aangiftebiljet of motorrijtuigbelasting kwitantie, met uw particuliere persoonsnummer (niet van uw organisatie);
  Let op: het moet hier gaan om een document waarop uw persoonsnummer door DIMP is vermeld, niet een document van DIMP waarop u zelf uw persoonsnummer heeft ingevuld.
• Voor- en achternaam conform paspoort/Arubaanse cedula
  Let op: bij gehuwde vrouw alleen meisjesnaam gebruiken;
• Geboortedatum, geboorteland, geboorteplaats en nationaliteit conform paspoort/Arubaanse cedula → Geldig paspoort of geldige Arubaanse cedula (voor- en achterkant);
• Woonadres → Censo uittreksel Afl. 5,00 niet ouder dan drie maanden;
• Huistelefoonnummer (alleen voor intern gebruik): gebruik een huistelefoonnummer waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan communiceren;
• Mobielnummer (alleen voor intern gebruik): gebruik een mobielnummer waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan communiceren;
• E-mailadres (alleen voor intern gebruik)
  Let op: gebruik een e-mailadres waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan corresponderen.

Bestuurder/gevolmachtigde:

• Voor- en achternaam conform paspoort/Arubaanse cedula
  Let op: bij gehuwde vrouw alleen meisjesnaam gebruiken;
• Geboortedatum → Geldig paspoort of geldige Arubaanse cedula (voor- en achterkant);
• Huistelefoonnummer; gebruik een huistelefoonnummer waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan communiceren;
• Mobielnummer; gebruik een mobielnummer waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan communiceren;
• E-mailadres
  Let op: gebruik een e-mailadres waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan corresponderen;
• Volmacht → Indien van toepassing: Ondertekende volmacht

Niet-ingezetenen van Aruba
UBO:

• Burger Service Nummer of Tax Identification Number (TIN) → Bewijsstuk met uw TIN van het land van ingezetenschap. Bij twijfel over uw TIN, raadpleeg deze website: https://www.oecd.org/tax/automatic-exchange/crsimplementation-and-assistance/tax-identification-numbers/
• Voor- en achternaam conform paspoort
  Let op: bij gehuwde vrouw alleen meisjesnaam gebruiken, en
• Geboortedatum, geboorteland, geboorteplaats en nationaliteit conform paspoort → Geldig paspoort
• Woonadres → Utiliteitenrekening, bankrekening afschrift, rijbewijs (voor- en
  achterkant) of uittreksel bevolkingsregister, niet ouder dan drie maanden en naam, adres en datum zichtbaar;
• Huistelefoonnummer: gebruik een huistelefoonnummer waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan communiceren;
• Mobielnummer: gebruik een mobielnummer waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan communiceren;
• E-mailadres:
  Let op: gebruik een e-mailadres waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan corresponderen.

Bestuurder/gevolmachtigde:

• Voor- en achternaam conform paspoort
  Let op: bij gehuwde vrouw alleen meisjesnaam gebruiken;
• Geboortedatum, → Geldig paspoort;
• Huistelefoonnummer;
• Mobielnummer;
• E-mailadres: gebruik een e-mailadres waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan corresponderen;
• Volmacht → Indien van toepassing: Ondertekende volmacht

Organisatie(s):

Voor de inschrijving heeft u van de organisatie(s) tenminste de volgende gegevens en documenten nodig, kies de voor u van toepassing zijnde rechtsvorm:

Naamloze vennootschap (NV)

• Aandeelhoudersregister
  Actueel en volledig (alle pagina’s of tenminste tot en met de eerste blanco pagina) aandeelhoudersregister.
  Let op:
  * Mocht het overgelegde aandeelhoudersregister onduidelijk zijn (bijvoorbeeld bij veel aandelenoverdrachten), de akte van aandelenoverdracht;
  * Bij indirect aandeelhouderschap (dit wil zeggen wanneer er 1 of meer rechtspersonen aandeelhouder zijn), het aandeelhoudersregister van alle entiteiten in het organogram tot aan de UBO (natuurlijk persoon) of tot dat blijkt dat er geen sprake is van meer dan 25% indirect aandeelhouderschap.
• Akte van kapitaalvermindering
  Alleen indien er sprake is van kapitaalvermindering/inkoop eigen aandelen; akte waaruit de kapitaalvermindering/inkoop eigen aandelen blijkt.
• Oprichtingsakte/statuten(wijziging)
  Volledige oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en).
  Let op: Bij indirect aandeelhouderschap, de oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en) van alle entiteiten in het organogram tot aan de UBO of tot dat blijkt dat er geen sprake is van meer dan 25% indirect aandeelhouderschap.
• Organogram – alleen bij indirect aandeelhouderschap – voorzien van het volgende:
  – Van alle natuurlijke personen:
  de volledige naam (conform paspoort)
  2. het land van ingezetenschap
  3. de geboortedatum
  – Van alle entiteiten:
  1. de volledige naam
  2. het land van vestiging
• Alle percentages van aandeelhouderschap
  – Datum en handtekening van de statutair bestuurder (directeur) ter bevestiging dat dit de actuele situatie reflecteert (niet ouder dan 3 maanden);
• Uittreksel handelsregister – alleen bij indirect aandeelhouderschap; van alle entiteiten in het organogram die niet in het Arubaanse handelsregister zijn opgenomen tot aan de natuurlijke persoon/personen (al dan niet UBO) of tot dat blijkt dat er geen natuurlijk persoon is met meer dan 25% indirect aandeelhouderschap, een uittreksel uit het handelsregister of soortgelijk document (bijvoorbeeld een Certificate of Good Standing of een Certificate of Incumbency), niet ouder dan 3 maanden.

Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (VBA)

• Aandeelhoudersregister
  Actueel en volledig (alle pagina’s of tenminste tot en met de eerste blanco pagina) aandeelhoudersregister.
  Let op:
  * Mocht het overgelegde aandeelhoudersregister onduidelijk zijn (bijvoorbeeld bij veel aandelenoverdrachten), de akte van aandelenoverdracht;
  * Bij indirect aandeelhouderschap (dit wil zeggen wanneer er 1 of meer rechtspersonen aandeelhouder zijn), het aandeelhoudersregister van alle entiteiten in het organogram tot aan de UBO of tot dat blijkt dat er geen sprake is van meer dan 25% indirect aandeelhouderschap.
• Akte van kapitaalvermindering
  Alleen indien er sprake is van kapitaalvermindering/inkoop eigen aandelen; akte waaruit de kapitaalvermindering/inkoop eigen aandelen blijkt.
• Oprichtingsakte/statuten(wijziging)
  Volledige oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en).
  Let op: Bij indirect aandeelhouderschap, de oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en) van alle entiteiten in het organogram tot aan de UBO of tot dat blijkt dat er geen sprake is van meer dan 25% indirect aandeelhouderschap.
• Organogram – alleen bij indirect aandeelhouderschap – voorzien van het volgende:
  – Van alle natuurlijke personen:
  de volledige naam (conform paspoort)
  2. het land van ingezetenschap
  3. de geboortedatum
  – Van alle entiteiten:
  1. de volledige naam
  2. het land van vestiging
  – Alle percentages van aandeelhouderschap
  – Datum en handtekening van de statutair bestuurder (directeur) ter bevestiging dat dit de actuele situatie reflecteert (niet ouder dan 3 maanden);
• Uittreksel handelsregister – alleen bij indirect aandeelhouderschap; van alle entiteiten in het organogram die niet in het Arubaanse handelsregister zijn opgenomen tot aan de natuurlijke persoon/personen (al dan niet UBO) of tot dat blijkt dat er geen natuurlijk persoon is met meer dan 25% indirect aandeelhouderschap, een uittreksel uit het handelsregister of soortgelijk document (bijvoorbeeld een Certificate of Good Standing of een Certificate of Incumbency), niet ouder dan 3 maanden.

Maatschap
– Volledig en ondertekend maatschapscontract en eventuele wijzigingen.

Vennootschap onder firma
– Volledig en ondertekend VOF-contract en eventuele wijzigingen.

Buitenlandse organisatie
Afhankelijk van het type rechtsvorm kan dit bijvoorbeeld zijn:

• Aandeelhoudersregister of soortgelijk
  Actueel en volledig (alle pagina’s of tenminste tot en met de eerste blanco pagina) aandeelhoudersregister of soortgelijk;
• Oprichtingsakte/statuten(wijziging) of soortgelijk
  Volledige oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en) of soortgelijk;
• Organogram – alleen bij indirect aandeelhouderschap – voorzien van het volgende:
  – Van alle natuurlijke personen:
  1. de volledige naam (conform paspoort)
  2. het land van ingezetenschap
  3. de geboortedatum
  – Van alle entiteiten:
  1. de volledige naam
  2. het land van vestiging
• Alle percentages van aandeelhouderschap
  – Datum en handtekening van de statutair bestuurder (directeur) ter bevestiging dat dit de actuele situatie reflecteert (niet ouder dan 3 maanden);
• Uittreksel handelsregister of soortgelijk indien niet in het Arubaanse handelsregister opgenomen: (van alle entiteiten in het organogram tot aan de natuurlijke persoon/personen (al dan niet UBO) of tot dat blijkt dat er geen natuurlijk persoon is met meer dan 25% indirect aandeelhouderschap)uittreksel uit het handelsregister of soortgelijk (bijvoorbeeld een Certificate of Good Standing of een Certificate of Incumbency), niet ouder dan 3 maanden.

Commanditaire vennootschap
– Volledig en ondertekend CV-contract en eventuele wijzigingen.

Coöperatie
– Oprichtingsakte/statuten(wijziging)
Volledige oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en).

Stichting
– Oprichtingsakte/statuten(wijziging)
Volledige oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en).

STAK

• Oprichtingsakte/statuten(wijziging)
  Volledige oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijzing(en).
• Certificaathoudersregister
  Actueel en volledig (alle pagina’s of tenminste tot en met de eerste blanco pagina) certificaathoudersregister.
• Administratievoorwaarden(wijziging)
  Volledige administratievoorwaarden en eventuele wijzigingen.

Vereniging

• Oprichtingsakte/statuten(wijziging)
  Volledige oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en).

Onderlinge Waarborgmaatschappij (OWM)

• Oprichtingsakte/statuten(wijziging)
  Volledige oprichtingsakte/statuten en eventuele statutenwijziging(en).

Trust

• Trustakte(wijziging)
  Volledige trustakte en eventuele wijzigingen.

Let op:
Bij het registreren van de UBO(‘s) van uw organisatie dient u altijd de voor uw rechtsvorm van toepassing zijnde minimaal vereiste gegevens en documenten zoals hierboven genoemd in te vullen/te uploaden. Indien u bijvoorbeeld de UBO van uw organisatie aanwijst op basis van ‘Houder van feitelijke zeggenschap’, dan dient u toch altijd – naast de documenten waaruit blijkt dat er sprake is van ‘Houder van feitelijke zeggenschap’ – alle gegevens en documenten zoals genoemd onder Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor de UBO-registratie? in te vullen/ te uploaden.

De volgende personen zijn wettelijk verantwoordelijk voor de UBO-registratie bij de KvK:

• Eigenaar van een onderneming;
• Iedere bestuurder van een rechtspersoon;
• Iedere vennoot van een vennootschap (behalve de stille/commanditaire vennoten);
• Trustee;
• De notaris waarbij de oprichting heeft plaatsgevonden (oprichtingen vanaf 1 januari 2023);

Indien geen van bovengenoemde personen ingezetene van Aruba is, verschuift de registratieplicht naar degene die dagelijks optreedt namens de rechtspersoon.

De UBO-registratie dient in principe gedaan en ondertekend te worden door de persoon die namens de entiteit tekenbevoegdheid heeft. Dat is in het algemeen de bestuurder van de juridische entiteit. Mocht u als tekeningsbevoegde volmacht geven aan een derde tot het doen en ondertekenen van de UBO-registratie, dan dient deze ook zijn/haar gegevens (zie voor meer informatie hiervoor onder Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor de UBO-registratie?) en een scan van zijn/haar geldige paspoort (of geldige Arubaanse cedula, indien ingezetene van Aruba) en de ondertekende volmacht toe te voegen aan de registratie.

Om de UBO(’s) van uw organisatie te kunnen registreren heeft u bepaalde documenten en gegevens nodig (zie voor meer informatie hierover onder Wie zijn de UBO’s van uw organisatie?), waaronder (persoonlijke) informatie van de UBO(‘s). UBO’s zijn wettelijk verplicht om u alle informatie te geven die nodig is om aan uw plicht tot UBO-registratie te voldoen.

Bereid u goed voor, zodat u in één keer de UBO’s kunt registreren!
De KvK geeft hierna een stappenplan ter voorbereiding op de digitale registratie. Het is belangrijk om alle stappen te doorlopen, zodat een UBO-registratie in één keer afgerond kan worden.

Volg deze stappen om de UBO(‘s) van uw onderneming, vennootschap, rechtspersoon of trust te registreren:

 

1. Ga naar arubachamber.com
2. Klik op ‘MyChamber’.
3. Log in op uw account. Als u nog geen account heeft, zie hier voor instructies over het aanmaken van een nieuw account.
4. Op uw dashboard vindt u een tabblad genaamd ‘UBO registratie’. Klik op dit tabblad en klik vervolgens op de onderneming, vennootschap, rechtspersoon of trust waarvan u de UBO(‘s) wilt registreren.

U komt vervolgens terecht op het digitale UBO formulier. Dit formulier bestaat uit maximaal 5 stappen en moet digitaal worden ondertekend door de bestuurder(s) om de registratie af te ronden. Als u niet over alle benodigde gegevens beschikt om het formulier in te vullen, kunt u het formulier opslaan op ‘bewaar voor later’ zodat u later verder kunt gaan met de registratie. Ons systeem bewaart het formulier voor één week.

Let op: De KvK behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie en/of documenten te vragen ter verificatie van de opgegeven gegevens en/of documenten. U ontvangt hierover dan een e-mail.

Kies wat voor uw organisatie van toepassing is:

UBO is tevens bestuurder

Stap 1 Gegevens van de organisatie

Controleer het KvK-nummer en de naam van de organisatie en klik op ‘start’.

 

Stap 2 Gegevens van de UBO

Vul alle benodigde gegevens in van de UBO(‘s) van uw organisatie. Voor instructies over de in te vullen gegevens verwijzen wij u naar het ‘?’. In het geval u meerdere UBO’s heeft klikt u op ‘+Wilt u nog een UBO inschrijven’.

 

Stap 3 Ondertekening van het formulier

Om het verzoek tot inschrijving van de UBO(‘s) af te ronden, zal het verzoek moeten worden ondertekend door de bestuurder. De bestuurder ontvangt van ons een ondertekenverzoek per e-mail.
Let op:

• Gebruik een e-mailadres waarmee de KvK ook in de toekomst met u kan corresponderen;
• Het UBO-register is niet openbaar, bewaar daarom het door u ondertekende formulier goed zodat u kunt zien welke informatie u heeft geregistreerd.

 

Stap 4 Bijlagen 

Ten slotte moet u de benodigde documenten uploaden waarmee wij uw registratie kunnen verifiëren. Zie voor meer informatie over welke documenten er nodig zijn onder Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor de UBO-registratie?

 

UBO is niet tevens bestuurder:

Stap 1 gegevens van de organisatie
Controleer het KvK-nummer en de naam van de organisatie en klik op ‘start’.

 

Stap 2 Gegevens van de UBO
Vul alle benodigde gegevens in van de UBO(‘s) van uw organisatie. Voor instructies over de in te vullen gegevens verwijzen wij u naar het ‘?’. In het geval u meerdere UBO’s heeft klikt u op ‘+Wilt u nog een UBO inschrijven’.

 

Stap 3 Gegevens van de aangever
Vul alle benodigde gegevens in van de bestuurder van uw organisatie.
Let op: Indien de bestuurder volmacht heeft gegeven aan u als UBO of een derde, dan vult de gevolmachtigde zijn/haar benodigde gegevens in.

 

Stap 4 Ondertekening van het formulier
Om het verzoek tot inschrijving van de UBO(‘s) af te ronden, zal het verzoek moeten worden ondertekend door de bestuurder. De bestuurder ontvangt van ons een ondertekenverzoek per e-mail.

Let op:

• Gebruik een e-mailadres waarmee de KvK ook in de toekomst met de bestuurder of gevolmachtigde kan corresponderen;
• Het UBO-register is niet openbaar, bewaar daarom het door u ondertekende formulier goed zodat u kunt zien welke informatie u heeft geregistreerd.

 

Stap 5 Bijlagen
Ten slotte moet u de benodigde documenten uploaden waarmee wij uw registratie kunnen verifiëren. Zie voor meer informatie over welke documenten er nodig zijn onder Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor de UBO-registratie?

Volg deze stappen om een account aan te maken:

1. Ga naar ‘My Chamber’ op onze website arubachamber.com
2. Klik op ‘Register’
3. Vul de benodigde gegevens in en klik op ‘Register’
4. U ontvangt een e-mail met een link om uw account te activeren. Klik op de link ‘Click here to activate’ in de e-mail die u van KvK heeft ontvangen. Als u geen e-mail heeft ontvangen, ga dan terug naar onze website en klik op ‘My Chamber’ en klik vervolgens op ‘Forgot password?’, vul uw e-mailadres in en klik op ‘Send mail to reset password’. U ontvangt dan een e-mail met de link om uw account te activeren.
5. U kunt nu inloggen op uw ‘My Chamber’ account

Let op: Als uw bedrijf niet wordt getoond onder ‘Mijn Bedrijven’, stuur dan dit formulier naar support@arubachamber.com met een geldige ID van de directeur van de organisatie om uw bedrijf te linken.

De gegevens van UBO’s in het UBO-register zijn niet openbaar. Alleen bepaalde (overheids)organisaties hebben toegang tot de UBO-gegevens, zie voor meer informatie hierover onder Wie kunnen het UBO-register inzien?

Bevoegde autoriteiten, de Centrale Bank van Aruba, de FIU-Aruba, het Openbaar Ministerie, de Belastingdienst, de Kansspelautoriteit, het Korps Politie Aruba, de Veiligheidsdienst Aruba en het Nationaal Centraal Bureau Terrorismebestrijding, Veiligheid en Interpol kunnen (tegen betaling) alle informatie en bescheiden uit het UBO-register inzien.

Naast de bevoegde autoriteiten kunnen de Lwtf-dienstverleners, zoals banken, accountants, advocaten, fiscalisten, verzekeringen, notarissen en trustkantoren , tegen betaling uittreksels verzoeken met daarop bepaalde informatie (naam, geboortemaand, geboortejaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het belang) uit het UBO-register, maar alleen als zij handelen in het kader van hun cliëntenonderzoek. Hierbij wordt opgemerkt dat zij bij het uitvoeren van het cliëntenonderzoek niet uitsluitend mogen afgaan op de informatie verkregen uit het UBO-register, zij moeten aldus meer informatie verzamelen.

De KvK zal die informatie, voor zover gevraagd op grond van de taken van voornoemde autoriteiten/dienstverleners, verstrekken zonder de UBO hiervan op de hoogte te stellen.

De UBO kan aan de KvK verzoeken om hem/haar te informeren hoe vaak zijn/haar gegevens zijn ingezien door de Lwtf-dienstverleners (en aldus met uitzondering van de inzagen door de bevoegde autoriteiten).

Let op: Aangezien de informatie uit het UBO-register alleen toegankelijk is voor de bevoegde autoriteiten en de Lwtf-dienstverleners in het kader van hun cliëntenonderzoek kunt u zelf het UBO-register niet inzien. Bewaar daarom het door u ingevulde online formulier goed, hierop kunt u altijd terugzien wie u als UBO(‘s) van uw organisatie hebt opgegeven en de gegevens.

In de wet is een geheimhoudingsplicht opgenomen voor alle personen die kennisnemen van UBO-gegevens/bescheiden uit het UBO-register met uitzondering voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

De terugmeldplicht
Het UBO-register is niet openbaar, alleen bevoegde autoriteiten en Lwtf-dienstverleners hebben toegang tot (bepaalde) informatie uit het UBO-register, zie voor meer informatie hierover onder Wie kunnen het UBO-register inzien?

Op zowel de bevoegde autoriteiten (met uitzondering van de CBA en de FIU-Aruba) als op de Lwtf-dienstverleners rust in beginsel de zogenaamde ‘terugmeldplicht’; de verplichting om elke discrepantie die zij tegenkomen tussen de informatie over de UBO(‘s) van een bepaalde organisatie waarover zij zelf beschikken – bijvoorbeeld door hun eigen onderzoek – en de informatie over de UBO(‘s) van desbetreffende organisatie verkregen uit het UBO-register, te melden bij de KvK (via ubo@arubachamber.com). Denk hierbij bijvoorbeeld aan personen die wel als UBO kunnen worden aangemerkt maar die niet zijn opgenomen in het UBO-register of personen die juist ten onrechte als UBO zijn opgenomen, of een UBO waarvan het belang en/of de omvang van het belang niet correct is vermeld in het UBO-register.

Uitzondering op de terugmeldplicht
De terugmeldplicht van de bevoegde autoriteiten geldt niet als dit de wettelijke taak of bevoegdheid van de bevoegde autoriteit onnodig zal doorkruisen, denk hierbij bijvoorbeeld aan een strafrechtelijk onderzoek door het Openbaar Ministerie.
De terugmeldplicht van de Lwtf-dienstverleners geldt niet als de Lwtf-dienstverlener een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie meldt aan de FIU-Aruba.

De door uw organisatie te nemen stappen na een terugmelding
Na het ontvangen van een melding neemt de KvK contact op met de bestuurder (of gevolmachtigde) van desbetreffende organisatie om aan te geven dat er een discrepantie is gemeld en verzoekt de organisatie om:

• te bevestigen dat de informatie zoals thans in het UBO-register vermeld toereikend, accuraat en actueel is en aldus de melding onterecht is; of
• te bevestigen dat de eerdere registratie (per abuis) onjuist is gedaan of dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden maar dat deze (nog) niet zijn doorgegeven bij de KvK en dat de melding aldus terecht is. In dat geval zal de KvK desbetreffende organisatie een termijn geven om de registratie opnieuw te doen/aan te vullen. Zie voor meer informatie over het doorgeven van wijzigingen onder Deadline UBO-registraties.

De mogelijke consequenties voor uw organisatie
Heeft u bevestigd dat de UBO-informatie zoals geregistreerd toereikend, accuraat en actueel is en aldus dat de melding onterecht is, dan geeft de KvK dit door aan de minister van Economische Zaken door tussenkomst van Directie Economische Zaken, Handel en Industrie (‘DEZHI’). Mocht na onderzoek blijken dat de melding toch terecht was, dan kan dit tot een bestraffing (bijvoorbeeld een boete) leiden.

Heeft u bevestigd dat de UBO-informatie (per abuis) onjuist is gedaan of dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden maar dat deze (nog) niet zijn doorgegeven bij de KvK en dat de melding aldus terecht is maar geeft u geen gehoor aan het verzoek van de KvK om de registratie opnieuw te doen/aan te vullen dan zal de KvK dit doorgeven aan DEZHI, wat kan resulteren in bestraffing.

Dit geldt overigens ook als u de UBO(‘s) van uw organisatie in zijn geheel niet of niet tijdig registreert, zie voor meer informatie hierover onder Consequenties niet op tijd, onjuist of onvolledig registreren.

De gegevens en documenten kunnen tot tien jaar na uitschrijving van de onderneming, rechtspersoon of trust in het handelsregister worden ingezien.  Hierna hoeft de KvK de gegevens niet meer te bewaren.

Hoe weet u of uw UBO-registratie door de KvK is verwerkt?
De portal user (degene die inlogt in het MyChamber account van uw organisatie om de UBO’s te registreren), krijgt een melding in zijn/haar inbox als de UBO-registratie is verwerkt.
Heeft een derde, bijvoorbeeld de notaris, de UBO(‘s) van uw organisatie geregistreerd, dan kunt u nagaan of de UBO-registratie is verwerkt door in uw MyChamber account op de knop ‘UBO registratie’ te klikken; staat er een vinkje achter uw organisatie, dan is de UBO-registratie verwerkt.
Uw registratie kan alleen verwerkt worden als de informatie zoals ingevuld op ons online formulier geverifieerd kon worden aan de hand van de door u overgelegde gegevens en documenten.
Hoe weet ik of mijn UBO-registratie incompleet en/of onjuist is?
Als uw UBO-registratie niet door de KvK kan worden geverifieerd aan de hand van de door u overgelegde gegevens en documenten dan krijgt de portal user (degene die inlogt in het MyChamber account van uw organisatie om de UBO’s te registreren), een melding in zijn/haar inbox de UBO-registratie is afgewezen. Tevens ontvangt hij/zij een e-mail met de reden waarom de UBO-registratie (nog) niet verwerkt kan worden.
Als er aanpassingen verricht moeten worden op het digitale formulier, dan stuurt de KvK een link mee waarmee het digitale formulier aangepast kan worden in het MyChamber account van uw organisatie. Het formulier zal hierna weer digitaal ondertekend moeten worden en alle bijlagen zullen opnieuw geüpload moeten worden. De link is voor één week geldig.
Heeft een derde, bijvoorbeeld de notaris, de UBO(‘s) van uw organisatie geregistreerd, dan kunt u bij hem/haar nagaan waarom de UBO-registratie (nog) niet is verwerkt en/of er aanvullende documenten nodig zijn.
Als er alleen bepaalde informatie ontbreekt en/of documenten ontbreken om tot verifiëring van uw gedane UBO-registratie over te gaan zonder dat het digitale formulier aangepast dient te worden, dan zal de KvK de portal user per e-mail verzoeken om deze per e-mail aan haar toe te sturen met zijn/haar uitdrukkelijke verzoek aan de KvK om deze toe te voegen aan de registratie, aangezien het UBO-register in beginsel niet openbaar is (en aldus ook voor uzelf niet is in te zien) mag de KvK niet zonder uitdrukkelijk verzoek documenten toevoegen. Nadat de KvK een e-mail met instructies aan de portal user heeft verstuurd, heeft hij/zij nog één maand om de stukken te sturen zodat wij de UBO’s kunnen verifiëren en aldus de registratie kan worden verwerkt. Na een maand vanaf de door KvK verzonden e-mail zal de registratie (automatisch) door het systeem worden afgewezen waardoor een nieuwe registratie gedaan zal moeten worden. Het is dan ook erg belangrijk dat de portal user de MyChamber en e-mail goed in de gaten houdt.
Let op: Afhankelijk van de inhoud van de verzochte documenten kan het voorkomen dat de KvK meer additionele documenten nodig heeft om tot verificatie van uw UBO-registratie over te kunnen gaan.
Hoe snel verwerkt de KvK mijn UBO-registratie?
Uw registratie wordt in principe binnen één maand door de KvK in behandeling genomen. De registratie wordt dan ook in principe binnen één maand verwerkt tenzij de KvK de gedane registratie niet kan verifiëren aan de hand van de door u overgelegde informatie en/of documenten.

Het UBO-register is niet openbaar en alleen bepaalde (overheids)organisaties hebben toegang tot de UBO gegevens. Zie voor meer informatie hierover onder Wie kunnen het UBO-register inzien?

De Lwtf-dienstverleners kunnen tegen betaling uittreksels verzoeken met daarop bepaalde informatie (naam, geboortemaand, geboortejaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het belang) uit het UBO-register maar alleen als zij handelen in het kader van hun cliëntenonderzoek. Hierbij wordt opgemerkt dat zij bij het uitvoeren van het cliëntenonderzoek niet uitsluitend mogen afgaan op de informatie verkregen uit het UBO-register, zij moeten aldus meer informatie verzamelen.

Bent u een Lwtf-dienstverlener? Bereid u dan goed voor, zodat u in één keer de UBO-uittreksel kunt aanvragen!

De KvK geeft hierna een duidelijk stappenplan ter voorbereiding op de digitale aanvraag. Het is belangrijk om alle stappen te doorlopen, zodat de aanvraag tot het UBO-uittreksel in één keer afgerond kan worden.

Volg deze stappen om de UBO-uittreksel aan te vragen:

 

1. Ga naar arubachamber.com
2. Klik op ‘MyChamber’.
3. Log in op uw account. Als u nog geen account heeft, zie hier voor instructies over het aanmaken van een nieuw account.
4. Klik op uw profiel icoon en klik vervolgens op de link ‘Machtiging tot aanvragen voor bestellen van UBO-uittreksel’ om het digitale formulier te openen

Let op: Het is belangrijk dat het account waarmee u inlogt op uw ‘MyChamber’ gekoppeld is aan de Lwtf-dienstverlener. Als uw account niet is gekoppeld aan de Lwtf-dienstverlener, kunt u geen UBO-uittreksel aanvragen. Mocht u hierbij hulp nodig hebben, neem dan contact op met support@arubachamber.com.

U komt vervolgens terecht op het digitale formulier om UBO-uittreksels aan te vragen. Dit formulier bestaat uit 3 stappen en dient digitaal ondertekend te worden door de bestuurder(s)/ tekenbevoegde om de aanvraag af te ronden.

 

Stap 1 Aanvraag

Vul alle benodigde gegevens in van de aanvrager van uw organisatie. Voor instructies over de in te vullen gegevens verwijzen wij u naar het ‘?’.

 

Stap 2 Ondertekenen

Vul alle benodigde gegevens in van de ondertekenaar van het formulier. Na het invullen van het digitale formulier en het uploaden van de benodigde documenten, wordt er per e-mail een ondertekening verzoek verzonden. De KvK ontvangt de aanvraag nadat het aanvraagformulier is ondertekend.

 

Stap 3 Bijlagen

Ten slotte moet u de benodigde documenten uploaden waarmee wij uw aanvraag kunnen verifiëren. De volgende documenten moeten worden geüpload:

 

• Identificatie aanvrager: duidelijk scan paspoort aanvrager. Ingezetenen van Aruba geldig paspoort of geldige Arubaanse cedula (voor-en achterkant).
• Adresbewijs aanvrager: Duidelijke scan bewijs van adres niet ouder dan 3 maanden. Ingezetenen van Aruba: papel di 5 florin Censo. Niet-ingezetenen van Aruba: utiliteitenrekening, bankrekening afschrift, rijbewijs of uittreksel gemeente; naam, adres en datum moeten zichtbaar zijn.
• Document met persoonsnummer aanvrager: Duidelijke scan document persoonsnummer, Burger Service Nummer of TIN.
• Identificatie directeur: duidelijke scan paspoort directeur. Ingezetenen van Aruba geldig paspoort of geldige Arubaanse cedula (voor-en achterkant).
• Schriftelijke volmacht (indien van toepassing): Duidelijke scan van schriftelijke ondertekende volmacht waaruit blijkt dat de tekenbevoegde toestemming heeft verleend aan de aanvrager voor het aanvragen van UBO-uittreksels.

Let op: U zult ons een bewijs moeten doen toekomen dat het uittreksel dient voor uw cliëntenonderzoek, u zult hiervan een notificatie in uw My Chamber account ontvangen

Aanmaken van een nieuw account

Volg deze stappen om een account aan te maken:

 

1. Ga naar ‘My Chamber’ op onze website arubachamber.com
2. Klik op ‘Register’
3. Vul in de benodigde gegevens en klik op ‘Register’
4. U ontvangen een e-mail met een link om uw account te activeren. Klik op de link ‘Click here to activate’ in de e-mail die u van KvK heeft ontvangen. Indien u geen e-mail heeft ontvangen, ga dan terug naar onze website en klik op ‘My Chamber’ en klik vervolgens op ‘Forgot password?’, vul uw e-mailadres in en klik op ‘Send mail to reset password’. U ontvangt dan een e-mail met de link om uw account te activeren.
5. U kunt nu inloggen op uw ‘My Chamber’ account.